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3 tips para mejorar el proceso de presupuestación de tu compañía

3 tips para mejorar el proceso de presupuestación de tu compañía

Ahora más que nunca, los ejecutivos están presionando a sus organizaciones financieras para que tomen decisiones de manera más rápida y decisiva. Para hacer esto, la administración requiere presupuestos oportunos y actualizados. Sin embargo, lograr la agilidad que busca el liderazgo no es una tarea sencilla, especialmente cuando los procesos presupuestarios tradicionales son demasiado lentos y luchan por adaptarse al ritmo del cambio.

Las organizaciones no pueden seguir utilizando las mismas herramientas y procesos para presupuestar como lo hacían hace dos años o incluso el año pasado. Hay demasiada volatilidad, complejidad e incertidumbre en este momento. De hecho, a medida que la economía se reabrió, la importancia de la planificación y el pronóstico de escenarios rápidamente se hizo evidente y sigue siéndolo. Entonces, ¿cómo avanzan las organizaciones? En resumen, las organizaciones necesitan un enfoque flexible para sus procesos de presupuestación y previsión.

Aquí hay tres consejos para un mejor presupuesto en tiempos de incertidumbre:

1) No se conforme con “así es como siempre lo hemos hecho”.

Es fácil elegir la ruta cómoda y ejecutar el mismo proceso de presupuestación que el año pasado, pero 2020 lo hizo claro que es hora de cambiar las cosas. La mayoría de los profesionales de planificación y presupuestación pueden estar de acuerdo en que recopilar, consolidar y organizar datos para la elaboración de presupuestos es un proceso doloroso. A menudo escuchamos que los profesionales de las finanzas pasan horas acumulando y conciliando datos antes de que pueda siquiera comenzar un análisis presupuestario adecuado. ¿Qué aspectos de su proceso presupuestario deben cambiar absolutamente este año? ¿Puede automatizar tareas manuales que consumen mucho tiempo, crear informes presupuestarios frente a informes reales más rápido o modelar múltiples escenarios presupuestarios hipotéticos? Ahora es el momento de reunir a las partes interesadas y tener una conversación sincera sobre cómo alejarse del “como siempre lo hemos hecho”.

2) Concéntrese en los impulsores de ingreso.

Para hacer crecer su negocio, es importante identificar los impulsores clave de ingresos y ganancias en los que enfocarse. Estos factores son tanto financieros como operativos. Estos son algunos de los impulsores comerciales comunes que debe considerar para ayudarlo a encontrar los más importantes para su organización: costos variables, costos fijos, gastos prepagos, volumen de ventas, precios y calidad. Por ejemplo, suponga que fabrica balones de fútbol. Si ve un descenso en los pedidos un jueves o viernes durante la semana, no despedirá empleados y luego los volverá a contratar el lunes cuando lleguen más pedidos. Pero si puede predecir las tendencias de pedidos de balones de fútbol en el futuro, es posible que pueda tener el número correcto de empleados en el personal en los momentos adecuados. Los costos fijos se convierten entonces en variables.

3) Utilice las herramientas adecuadas.

La mayoría de los desafíos en el proceso de planificación y presupuesto se derivan del uso de las herramientas incorrectas. Las organizaciones dependen demasiado de varias hojas de cálculo de Excel que son difíciles de rastrear y notoriamente pobres para la colaboración. El software de presupuestación está diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a simplificar y hacer más eficiente el proceso de elaboración de presupuestos y reunir a los sistemas y las partes interesadas en un entorno controlado.

Estos son los aspectos clave que debe buscar en una solución presupuestaria:

El sistema se conecta directamente a sus sistemas de origen (libro mayor, RR.HH., nómina) para que los datos fluyan automáticamente a sus procesos de elaboración de presupuestos, previsión e informes.

Colaboración en toda la empresa que brinda a las partes interesadas acceso a las partes del proceso de elaboración de presupuestos en las que es absolutamente necesario participar.

Presupuestos y pronósticos que se pueden ajustar y actualizar fácilmente para comparar escenarios.

Paneles de control prediseñados con indicadores que brindan visibilidad del desempeño comercial general de la empresa.

¿Cómo puede ayudar NetSuite?

NetSuite Planning and Budgeting proporciona una solución presupuestaria potente, pero fácil de usar e implementar. Al utilizar la sincronización de datos preconfigurada con el libro mayor de NetSuite, sus datos financieros se extraen automáticamente de NetSuite a la herramienta de presupuestación, se elimina la entrada manual de datos, actualiza los informes al alcance de su mano y no hay necesidad de preocuparse por quién obtuvo qué datos y cuándo. Además, puede incluir fácilmente a todas las personas de la organización que deben participar en el proceso de presupuestación. Esta solución ofrece la colaboración, el control y la visibilidad necesarios para gestionar mejor el proceso completo de presupuestación utilizando una solución de principio a fin.

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